Rozsah prípadov. poradie tvorby

Všetky dokumenty po ich prevedenie musí byť zoskupené v danej veci. Pod pojmom "business" v súlade s GOST 51141-98 treba chápať jeden dokument alebo súbor dokumentov, ktoré sa vzťahujú k určitému smeru organizácie a umiestnené v priečinku v samostatnej obálke. Pre správnu tvorbu, ukladanie a zaznamenávanie prípadov v každej organizácii musí každý rok (s prihliadnutím k zmenám vo vonkajšom i vnútornom prostredí) komponentov nomenklatúry vecí, čo je nevyhnutné pre rýchle vyhľadávanie dokumentov.

Pri formovaní záležitosti akýchkoľvek jednotiek by sa mali riadiť požiadavkami jednotného štátneho systému evidencie. Hlavné ustanovenia sú stanovené v GOST 51141-98, hlavné dokumenty odboru archívu ruskej vlády, pokyny archivovať tela, zoznamy dokumentárnych materiálov. Je nevyhnutné, aby v súlade s podmienkami ukladanie dokumentov a súborov. Ak organizácia so zložitou štruktúrou a mnoho funkcií v každom oddelení a celej organizácie uplatňovať jednotné princípy organizovanie dokumentov, tvorba a prípady indexovanie. Preto pracovníci Oddelenie Nomenklatúra vecí, kvalita služieb, akákoľvek iná organizačná zložka by mala byť vytvorená alebo organizácia s prihliadnutím na požiadavky normatívnych dokumentov.

V prvom kroku je identifikovať problémy a kategórie dokumentov, ktoré musia obsahovať nomenklatúra jednotky alebo organizácie prípady. Mali by sme vychádzať z nutnosti pokryť celú sumu dokumentácie, ako vytvárať a prijímať. Keď vidíte nové otázky, na ktoré sa nevzťahuje nomenklatúry, je nevyhnutné, aby dodatky. Forma záležitosti nomenklatúra by mala umožniť včasnú aktualizáciu ho. Preto pri indexovaní záležitosti by mali poskytovať možnosť nových indexov a nezahŕňajú nahradiť predtým priradené indexy už vytvorené prípady. Odovzdávanie nevybavené záležitosti prenesené do budúceho roka rozmedzí od zachovanie pôvodného počtu.

Názov každom prípade musí byť jasné a plne zverejnené zloženie prípadu a obsah dokumentov, ktoré sú umiestnené v tejto zložke. Na zložky musia byť zadaný index a trvanlivosť puzdra. Konsolidácia prípadoch sa vykonáva na základe nominálnej napríklad objednávky, správy, pokyny a tak ďalej. Puzdrá môžu byť konfigurované v detaile, napríklad korešpondencia s určitým reportérom, korešpondencie na dodávku surovín, korešpondenciu s reportérmi, v kombinácii na územnú báze, a tak ďalej.

Keď zoskupenia dokumenty by mali venovať pozornosť, pokiaľ ide o ich skladovaní. Nemožno kombinovať do jedného prípadu dokumentov dočasné a trvalé uskladnenie alebo rôznych dobách skladovania. To nie je povolené zahrnúť do návrhu dohody, irelevantné dokumenty alebo možnosti kópie násobí. Pri tvorbe záležitosti by mali byť kontrolované za prítomnosti všetkých podpisov dokumentov a správne vôle.

Indexovanie veci a poradie priorít by mala byť v poradí podľa dôležitosti. Prvá načrtáva najdôležitejšie dokumenty (objednávky, nariadenie alebo iné administratívne doklady). Nomenklatúra vecí by mal obsahovať indexy a okruhy vecí, podmienky skladovania, objednať evakuačné. Rozsah prípadov schválených zavedeného poriadku v organizácii a dohodnutých s úradníkom štátneho archívu v regióne. Na konci roka v klasifikácii vydal finálnej záznam ukazuje počet prípadov, ktoré boli otvorené v priebehu roka v každej kategórii. Podanie prípady trvalé archiváciu alebo odstránenie dočasných prípadov skladovania (pri splatnosti) sa vykonáva podľa stanoveného podľa pokynu na funkcionára prácu organizačného práva.