Secret záznamy vedenie firmy: Organizácia a riadenie pravidiel

Od tejto chvíle, tajomstvo evidencia - nielen výsadou verejnej správy. Dokumenty lisované tajomstvo má dnes takmer každý významný obchodnej organizácii. V tomto článku sa dozviete všetko o riadny priebeh tajných dokumentov.

Predstava utajenia v papierovanie

Akékoľvek práce činnosť, tak či onak spojený s tajnými alebo dôvernými dokumentmi, vždy drží veľa problémov, problémov a rizík. Aký je dôvod? Existuje mnoho dôvodov, z ktorých hlavné je banálne neschopnosť kvalifikovane pracovať s papiermi, na sebe tajomstvo.

Pre začiatok by bolo potrebné stanoviť, že všetko je záhadou. Tajomstvo má niekoľko významov. Musí vziať do úvahy najbežnejší definície, mal by byť pojem interpretovaný ako druh informácií, ktoré sú k dispozícii len v obmedzenom počte tváre. Tajomstvo nie je majú byť zverejnené, je potrebné udržať v tajnosti. Je pravidlom, že záhada bola čoskoro stratil, a tieto informácie k dispozícii veľký počet ľudí. V súlade s tým, organizácia tajných riadenie zbytočné.

utajenia

V túto chvíľu je tajomstvo má niekoľko základných typov. Pokiaľ hovoríme o tajnom kancelárske práce, tým či oným spôsobom spojený s štátnych záležitostiach, všetky dokumenty sú rozdelené do troch hlavných typov:

• Osobitný význam;
• Prísne tajné;
• oficiálne použitie.

Táto klasifikácia je stanovená zvláštnym spolkového zákona z 21. júla 1993, "On stave. Secrets". Čo je to každý z supov vyššie?

Klasifikované ako "zvláštny význam" predstavuje najvyšší stupeň utajenia. Samozrejme, že takýto stav môže dostať ďaleko od každého dokumentu. Napríklad významná škoda štátu alebo akúkoľvek skupinu ľudí, môžu byť použité v prípade špeciálneho otvoru význam krku. Preto je ochrana pred týmto druhom dokumentov potrebných.

Klasifikovaný ako "prísne tajné", je tiež priradená k dokumentom, ktoré obsahujú nejaké štátne tajomstvo. Prísna regulácia pri rokovaní s týmto druhom dokumentov v tomto prípade je charakteristickým znakom.

Pečiatkou "oficiálny použitie" neposkytuje high-bezpečnostných dokumentov však výrazne obmedzuje ich použitie. Tento druh tajného papierovanie nainštalovaný, zvyčajne v komerčných stavieb.

poradie klasifikácia

Postup pre klasifikáciu všetkých zákona tiež stanovuje stáť. tajný menované vyššie. Podľa tohto dokumentu, v tajnosti, s výhradou stavu, môžu zahŕňať:

• Informácie o vojenskej oblasti;
• Informácie o ekonomika, strojárstvo alebo prírodných vied;
• o zahraničná politika či ekonomické sféry informačný;
• Informácie o kontrarozviedky, operatívne pátracej činnosti politiky boja proti terorizmu, a tak ďalej. D.

Ako sú dokumenty, ktoré majú byť držané v tajnosti? Hlavná vec, ktorú si uvedomiť, je prítomnosť špeciálne znalcov. Jedinci s osobitným odborným pracuje na vývoji bezpečné skladovanie niektorých cenných papierov. Vyberie najvhodnejšie utajenia, v súlade s ktorými je ďalšie práce. V skutočnosti tajný evidencia - obrovská guľa so svojimi zamestnancami a manažérmi.

Princíp stanovenia systému tajomstvo

Pre väčšinu príslušný určujúci stupeň súkromia musí byť periodicky použitá špeciálna princípy. Nasledujúce diskusia sa zameriava na definíciu tajomstvo v papierovanie - na princípoch systému. Čo je to?

Hlavným rysom systému prístup - zvláštnu pozornosť venovaná problém triedenie ako celok. Jeho hlavnou funkciou je udržiavať dve vzájomne ovplyvňujú trendy: na jednej strane, aby sa zabránilo šíreniu dôležitých informácií; na druhej strane - aby sa zabránilo masové klasifikácii a následné problémy.

Ako sa udržať tajomstvo kancelárii? Existujú dva hlavné mechanizmy: nadhodnotenie a podhodnotenie utajenia. Nadhodnotenie výrazne zužuje možnosť výmeny potrebných informácií, zníženie oslabuje proces.

ďalšie princípy

Aké ďalšie zásady a pravidlá tajných konaní možno rozlíšiť? Okrem systémov, stojí za zmienku tiež objektivita. Aký to má zmysel? Dáte Ak sa stručným popisom, potom to znie takto: ak ide o tajné dokumenty nemôžu byť vedená všetkými druhmi subjektívnych názorov a predpokladov. Musí existovať určitý súbor pravidiel, podľa ktorého, a budú vyvinuté všetky potrebné opatrenia.

Princíp optimalizácia - je ďalším základným prvkom tajné kancelárie. Jeho hlavný ťah je to najmenšie množstvo dát v utajovaných dokumentov - je najlepšie a optimálne riešenie. Prebytok informácie budú rušiť len potrebnú úroveň bezpečnosti.

pravidelná kontrola princíp je konštantná monitoring z tajných dokumentov.

Ao zmene tajných dokumentov

Ako už bolo uvedené, je stupeň utajenia dokumentov je určené špecifického zoznamu dát. Po zaradení týchto dokumentov sa klasifikujú a poslaný do skladu. Je možné vykonať zmeny v týchto dokumentoch?

Pokyny tajomstvo úrad práce, ktorý zahŕňa federálny zákon o stave. tajomstvom, opravuje rad objektívnych situácií a okolností, za ktorých dokumenty sú v rôznej miere podlieha revízii. Je potrebné poznamenať, že lehota na odtajnenie alebo zmeny dokumentov by nemala presiahnuť 30 rokov. Výnimka - rozhodnutie zo špeciálnej medzirezortnej komisie. Ako je prípad s triedenia, práce na odstránenie alebo redukciu tajomstvo uzavrela špeciálne povolenie od skupiny osôb.

Zničenie dôverných dokumentov

Rozhodnutie o zničenie tajného dokumentu závisí na tajomstvo na neho. V prípade, že hrdlo so značkou zvláštneho významu alebo prísne tajné nejaké otázky opäť rieši Medziagentúrna komisie. Pokiaľ sa jedná o obchodné tajomstvo, tajné dokumenty, účtovnej jednotky, je nutné zvolať osobitnú komisiu odborníkov a vedúcich pracovníkov. Bude riešiť organizačné záležitosti a vedenie musí dať súhlas.

Proces ničenia prebieha, sa obvykle skladá z troch alebo viac ľudí. Papiera zničené pomocou špeciálnych strojov - strojov na spracovanie papiera. Musí byť označený značkou v prihláškach, určuje účtovník dokumentácie. Treba tiež poznamenať, že zničenie dôverných dokumentov by sa malo uskutočniť súbežne so zrušením vnútorných zásob.

Pravidlá pre kabinety

Nasledujúce diskusia sa zameriava na tajných dokumentov spoločností a iných podnikateľských subjektov. Pri práci s tajnými dokumentmi, je potrebné vziať do úvahy niekoľko základných pravidiel a požiadaviek. Je potrebné zdôrazniť najdôležitejšie body:

• je nutné dodržiavať prísnu kontrolu nad prístupom neoprávnených osôb k dokumentom. Reč je o personálu. To znamená, že bezpečnosť musí byť zriadený strážnej alebo bezpečnostnou službou.
• Je nutné presne určiť osoby oprávnené na prácu s tajnými dokumentmi. V súlade s tým by mali dať, a osobitné právomoci.
• Je potrebné vypracovať jasný návod (memo) pre prácu s tajnými dokumentmi. Všetky ďalšie práce by mala byť organizovaná prísne v súlade s ním.
• So zamestnancami je potrebné vziať v utajení súhlas obchodného a priemyselného tajomstva.
• To by malo byť trvalým finančné stimuly pre osoby, ktoré sú oprávnené na prístup k utajovaným dokumentom. Najmä v prípade tajnej kancelárskej práce osoba musí byť pod osobným vedením kontroly.

To je všetky základné pravidlá, ktoré treba dodržať pri nakladaní s dôvernými alebo tajné dokumenty.

Povinnosti odborníkov na tajné dokumenty

Povinnosti zamestnancov, ktorí majú prístup k tajnej záznamy riadenia, v každom iný podnik. V každom prípade, nie je tam žiadna taká vec ako štandardné pokyny pre prácu s utajovanými dokumentmi. Je však stále možné identifikovať najbežnejšie a spoločné body, ktoré treba mať na pamäti každý zamestnanec, ktorý sa zaoberá tajomstvom papiermi. Najmä hovoríme o tom, že:

• Zamestnanec je osobne zodpovedný za skladovanie, konzerváciu alebo zmenu dokumentov.
• Zamestnanec musí byť bdelá, zodpovedný a pozorný. Akékoľvek pokusy o neoprávnené osoby získať prístup k dokumentácii musí byť okamžite zastavené.
• Zamestnanec musí poznať a dodržiavať pokyny pre prácu s tajnými dokumentmi.

Okrem toho je potrebné poukázať na to, že znalec je zakázané robiť. Patria medzi ne:

• Príspevky od neoprávnenými osobami s utajovanými skutočnosťami;
• odstránenie doprava alebo upravovať dokumenty bez znalosti riadenia;
• zoznámenie sa s dokumentmi o záležitostiach, ktoré nespadajú pod jurisdikciu zamestnanca;
• zničenie dokumentov bez vedomia manažmentu.

Vzhľad tajných dokumentov

To by malo viesť k väčšine všeobecné informácie o tom, čo by mala vyzerať krytu tajných dokumentov. Takmer každý tajný útvar správy záznamov konsoliduje nasledujúce pravidlá:

• pravý horný roh - stupeň utajenia;
• AFC - inventárne číslo;
• majú doklady pečiatkou dokonalé utajenie by mala byť červená čiara v pravom hornom rohu;
• Listy by mali byť očíslované a šiť nite.

Samozrejme, že existuje mnoho ďalších požiadaviek pre tento druh cenných papierov. Avšak okamihy Vyššie uvedené sa vzťahujú na takmer akékoľvek formy tajných dokumentov.