Office Manager. funkcia Job

V jeho úlohu ako "Office Manager" väčšina zamestnávateľov vidieť pracovníkov vykonávajúcich pomerne širokú škálu povinností. Účelom zavedenia personálneho jednotky - zabezpečenie hladkého prácu v kancelárii, alebo dokonca viac služieb zodpovedných za to. Ak chcete, žiadna obyčajná sekretárka, prijímať hovory, príjem pošty a návštevníkov, samozrejme, vedúci kancelárie - je hlava, pretože zamestnanec vyžaduje určité právomoci a autoritu. Bez nej by nebol schopný účinne plniť svoje úlohy.

Ako súčasť svojich základných úloh, zoznam úloh, ktoré majú byť vykonané podľa vedúcej kancelárie, musí pokrývať najmenej päť oblastí. Malo by byť zrejmé, že v kancelárii - to nie je v miestnosti, kde šéf sedí, a miesto, kde to je ešte vykonaná správne a riadiace funkcie. A to znamená, že kvalita a načasovanie bude závisieť na tom, ako bude dielo vybudované vedúci kancelárie.

Manažérske zodpovednosti. Patrí medzi ne plánovacie činnosti úradu, jeho organizačnú štruktúru, zamestnanci správy, zavedenie firemnej kultúry, rozvoj komunikácie s partnermi a kontroly politiky nad jeho dodržiavaním.

Administratívne funkcie. Patrí medzi ne organizácie kancelárie, vytvorenie vzťahov medzi službami, rozdelenie kancelárskych priestorov medzi zamestnancami.

Domácnosť povinnosti. Office Manager by mal zariadiť nákup kancelárskej techniky, kancelárskych potrieb, spotrebného materiálu, vybavenie domácnosti. Okrem toho musí zabezpečiť upratovanie kancelárií, údržbu kancelárskej techniky, včasné zaplatenie účty, nájomné , atď

Kontrolné povinnosti. Táto činnosť zahŕňa vykonávanie auditov, audit, inventarizácie hmotného majetku, dokumentácia.

Hlásenie. Patrí medzi ne príprava hlásenia dokumentov (Informácie) na hlave.

V závislosti na veľkosti organizácie, zamestnanec môže byť samostatným dodávateľom poverenými riadením (pre malé a stredné podniky), a môžu viesť celú službu. Súčasne čele organizácie by malo byť zrejmé, že univerzalizácii želanie zamestnancov, pripočítanie ich povinností vecí, ktoré leží v kompetencii iných služieb, nie je vždy odôvodnené. Napríklad, to nie je nutné zaviesť také účtovníctva zamestnancov, personálne riadenie, atď Takýto miešanie je zvyčajne negatívny vplyv na kvalitu práce. Dôvodom je skutočnosť, že clá sú oveľa širšie, než je povinnosť zabezpečiť prácu v kancelárii, prestupujú celú organizáciu. Preto účtovné práce, office manager by malo byť sústrediť sa na skúsenosti a zručnosti z vyššie uvedených piatich oblastiach činnosti, nie šíriť je príliš široká škála povinností často nesúvisí s prácou kancelárskeho softvéru. V tomto prípade je zamestnávateľ hľadá kvalifikovaných odborníkov v tejto oblasti by sa nemalo zabúdať, za ktorú potrebuje zamestnanca, a nie, aby prebytok požiadavky nesúvisiace funkcie.