V dnešnom svete je stále dôležitejšie archivácia súborov. Mnohí skôr alebo neskôr čelia potrebe znížiť množstvo prenášaných informácií. V procese práce s počítačom začne každý používateľ premýšľať o kompresii priečinkov a súborov. Keď sa dostanú do archívu, strácajú veľkú časť svojho objemu, čo zjednodušuje prácu tým, že ich píše na vymeniteľné médiá alebo ich prenáša cez rôzne siete. Archivácia dokumentov sa vykonáva vďaka tomu, že určitá sada znakov je nahradená jedným alebo dvoma znakmi. Následne sa pri rozbalení uskutoční opačná náhrada.
Archivácia súborov je teda proces zmenšovania veľkosti v bajtoch. Používateľ si nevšimol aktuálnu akciu a pracoval s archívom ako s bežnou zložkou. V skutočnosti však môže byť rozdiel v objeme veľmi slušný, čo sa prejavuje najmä na pozadí textov a tabuliek. Môžu byť znížené desiatky časov, čím sa stráca objem hlasitosti. Jednotlivé súbory však nemožno v praxi skomplikovať, pretože už takéto spracovanie prešli. To platí samozrejme najmä pre určité formáty hudby a obrázkov.
Najväčšie využitie archivácie súborov bolo pri odosielaní lokálnych a globálnych sietí na zníženie zaťaženia. Prenos je v tomto prípade oveľa rýchlejší. Okrem toho má e-mail obmedzenia množstva prenášaných informácií, takže kompresia dát môže byť veľmi užitočná. Je tiež celkom výhodné, aby sa veľký počet súborov zlúčil do jedného archívu, s ktorým bude ľahké pracovať. Celý proces je riadený jedným programom na archiváciu dát. S ním môžete komprimovať bez akýchkoľvek zručností.
Vďaka programu sú súbory archivované v priebehu niekoľkých sekúnd, najprv však musia byť nájdené a nainštalované v počítači. Aj keď dnes mnohé operačné systémy obsahujú archivátor, ktorý umožňuje baliť a rozbaliť určité typy údajov. Potom vyberte súbory, ktoré sú archivované. Kliknutím pravým tlačidlom myši na vybrané súbory ich môžete rýchlo pridať do archívu. V poslednom kroku program požaduje názov a umiestnenie komprimovaných súborov. Vybalenie sa vykonáva dvomi kliknutiami pomocou ľavého tlačidla myši na archíve.
Niekedy možno budete musieť komprimovať súbory pomocou jednotlivých parametrov. Tieto aplikácie môžu poskytnúť súbor rôznych nastavení. Napríklad používateľ môže určiť kompresný pomer, vytvoriť heslo pre archív, formát a podobne. Medzi takéto funkcie patrí možnosť vytvárania samorozbaľovacích a viacobjemových archívov. Prvý z nich má špeciálny modul, vďaka ktorému je možné získať dáta obvyklým spustením aplikácie. V tomto prípade nie je potrebné mať lokálny počítač archivátor. Pokiaľ ide o viacobjemové archívy, umožňujú rozdeliť komprimovaný súbor na samostatné časti.